Cum organizam eficient Inbox-ul din posta electronica

Cum organizam eficient Inbox-ul din posta electronica? Cum gasim usor un email cand avem cateva mii in Inbox?

Cea mai practica solutie este sa avem o buna organizare a email-urilor aplicata unitar in companie.

Clientilor nostri le recomandam sa aiba o procedura de lucru pentru posta electronica, astfel incat toti angajatii acestora sa lucreze unitar.

La fel ca orice spatiu de stocare si Inbox-ul poate fi organizat pe Foldere.

In functie de afacere se poate stabili cea mai buna solutie, insa organizarea pe directoare (ex: nume_client, proiect, departament, etc.) este una dintre cele mai usoare metode de a pastra email-urile organizate sau de a gasi un email in cel mai scurt timp posibil.

Un avantaj esential il reprezinta si arhivarea mai facila sau copiile de siguranta ale email-urilor.

La finalizarea unui proiect, avem posibilitatea arhivarii integrale a folder-ului si pastrarii acestuia intr-o locatia accesibila, eliberand astfel spatiul in Inbox. Este important ca fiecare angajat sa cunoasca dimensiunea maxima a spatiului de stocare de pe serverul de email (quota).

Un aspect deosebit in procedura de lucru cu posta electronica il constituie si acceptarea atasamentelor in email. Se pot accepta atasamente pana la o anumita dimensiune sau deloc prin regulile stabilite din serverul de email. O buna practica ar fi sa trimitem prin email textul dorit plus un link catre atasament. Atasamentul trebuie pus intr-o locatie securizata a companiei. Aceasta locatie poate fi un spatiu de stocare (ex: GDrive, Dropbox, FTP Server propriu, etc.) protejat prin parola si accesibil din Internet de catre cei care au link-ul, cum ar fi: clientii, partenerii sau colegii.

Daca doriti mai multe informatii, nu ezitati sa ne contactati!