Cum să organizăm eficient Inbox-ul

Cum organizăm eficient Inbox-ul din poșta electronică? Cum găsim ușor un email când avem câteva mii în Inbox?

Cea mai practică soluție este să avem o bună organizare a email-urilor aplicată unitar în companie, dar și petoate dispozitivele asociate unui cont.

Clienților nostri le recomandăm să aibă o procedură de lucru pentru poșta electronică, astfel încât toți angajații acestora să lucreze unitar.

La fel ca orice spațiu de stocare, și Inbox-ul poate fi organizat pe Foldere.

În funcție de afacere se poate stabili cea mai bună soluție, însă organizarea pe directoare (ex: nume_client, proiect, departament, etc.) este una dintre cele mai ușoare metode de a păstra email-urile organizate sau de a găsi un email în cel mai scurt timp posibil.

Un avantaj esențial îl reprezintă și arhivarea mai facilă sau copiile de siguranță ale email-urilor.

La finalizarea unui proiect, avem posibilitatea arhivării integrale a folder-ului și păstrării acestuia într-o locație accesibilă, eliberând astfel spațiul în Inbox. Este important ca fiecare angajat să cunoască dimensiunea maximă a spațiului de stocare alocat pe serverul de email (quota).

Un aspect deosebit în procedura de lucru cu poșta electronică îl constituie și acceptarea atașamentelor în email. Se pot accepta atașamente până la o anumită dimensiune sau deloc prin regulile stabilite din serverul de email. O bună practică ar fi să trimitem prin email textul dorit plus un link către atașament. Atașamentul trebuie pus într-o locație securizată a companiei. Această locație poate fi un spațiu de stocare (ex: GDrive, Dropbox, FTP Server propriu, etc.) protejat prin parolă și accesibil din Internet de către cei care au link-ul, cum ar fi: clienții, partenerii sau colegii.

Dacă doriți mai multe informații, nu ezitați să ne contactați!